มาลีเดินหน้าสู่สมาร์ทออฟฟิศ ปรับระบบไอทีในองค์กร พิสูจน์ผลลัพธ์ลดใช้กระดาษกว่า 70%

          บริษัท มาลีกรุ๊ป จำกัด (มหาชน) เลือกดิสรัปท์องค์กรของตนเองด้วยระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ นำระบบ SAP Document Access by OpenText เสริมทัพระบบงานหน้าบ้าน ด้วยกระบวนการการสั่งซื้อเงินสด (Order To Cash) และกระบวนการจัดซื้อ (Procure To Pay) รวมถึงระบบงานไอทีด้านอื่นๆ โดยสามารถลดการใช้กระดาษถึง 70%
          สุรเดช ศรีสุวรรณ ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการ บริษัท มาลีกรุ๊ป จำกัด (มหาชน) กล่าวว่า "ผู้บริหารทาง บริษัท มาลีกรุ๊ป จำกัด (มหาชน) ได้มองหาแนวทางการทำงานในรูปแบบใหม่ ด้วย Digitalization ให้กับระบบหน้าบ้านของมาลี เนื่องมาจาก ธุรกิจมีการเติบโตขยับขยาย ทำให้การทำงานของพนักงานเพิ่มขึ้น มาลีจึงมองหาเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยในการทำงาน การจัดการรูปแบบใหม่ให้ง่าย สะดวก สบายและรวดเร็ว ด้วยระบบ SAP Document Access by OpenText เพื่อปรับระบบหน้าบ้านให้เป็น Smart Office โดยต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ซึ่งการใช้งานนี้ตอบโจทย์กับความต้องการ คือ กระบวนการสั่งซื้อเงินสด OTC (Order To Cash) และ กระบวนการจัดซื้อ PTP ( Procure To Pay) ซึ่งในการทำงานแต่ละครั้งจะใช้กระดาษจำนวนมากถึง 10 แผ่นต่อรายการ แต่เมื่อใช้ระบบ SAP Document Access by OpenText สามารถลดการใช้กระดาษให้เหลือแต่เอกสารที่จำเป็น เพียง 3แผ่น เช่น เอกสารทางราชการ ซึ่งสามารถช่วยลดการใช้กระดาษได้กว่า 50% อีกทั้งเมื่อรวมกับการทำงานในระบบไอทีระบบอื่นๆ ด้วย พบว่าสามารถลดกระดาษได้มากถึง 70% ทำให้ลดค่าใช้จ่าย ลดต้นทุนให้แก่บริษัท ลดขั้นตอนและความยุ่งยากเกี่ยวกับเอกสารการจัดเก็บไฟล์ให้สะดวกต่อการใช้งาน และยังทำให้พนักงานเองสามารถนำเวลาที่เหลือไปสร้างสรรค์การทำงานอื่นๆ ได้
นอกจากประโยชน์ของระบบไอทีที่ช่วยในเรื่องของการลดต้นทุนแล้ว สุรเดชยังได้วิเคราะห์ถึงปัจจัยสู่ความสำเร็จในการพัฒนาระบบไอทีของมาลี ว่ามี 3 ปัจจัย ดังนี้
          1) ทีมผู้บริหาร          
          "การพัฒนาองค์กรจำเป็นต้องอาศัยทีมผู้บริหารที่มีวิสัยทัศน์ในการสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงการทำงาน หรือ ผู้ริเริ่มนำความก้าวหน้าและความสำเร็จมาสู่องค์กร รวมถึงทิศทางของการทำงานขององค์กรด้วย มาลีมีการปรับจากระบบหลังบ้านแบบ Manual สู่ Digitalization เพื่อให้เป็นระบบรวดเร็วขึ้น และยังมีระบบอื่นๆที่ใช้ร่วมกันอยู่ ณ ตอนนี้ อย่าง เช่น E-Tax Invoice ที่เป็นระบบดิจิทัลที่เกิดขึ้นตามนโยบาย 4.0 ของรัฐบาล และโปรเจคเล็กๆอีกของฝั่ง Support ในส่วนระบบหน้าบ้านค่อนข้างพร้อม ไม่ว่าจะระบบขาย ระบบบัญชี จึงเน้นระบบหลังบ้านที่ยังคงพัฒนาต่อเนื่อง ดังที่ผ่านมาคือ Project Smart Office ทำให้ผู้บริหารของมาลีไปเน้นจำพวกโรงงาน คลังสินค้า ระบบขนส่ง คาดในปี 2019 ตั้งเป้าไว้ว่าโปรเจคต่อไป คือ Smart Factory ที่จะเน้นในส่วนต่างๆของโรงงาน อย่าง Internet of Things (IoT) หรือ ระบบเข้ามาช่วยด้าน Production และ Productivity และ Logistic"
          2) ผู้นำโปรเจคท์
          "ทักษะสำคัญของผู้นำโปรเจคท์ คือ การถ่ายทอดข้อมูล การวางแผน การจัดการกับปัญหา สามารถตัดสินใจและให้คำแนะนำการแก้ไขปัญหาได้ ไม่เพียงเท่านั้นยังโน้มน้าวให้ผู้ใช้งานรู้สึกถึงการเปลี่ยนแปลงที่มีคุณค่าและทำให้เกิดการยอมรับในหมู่ผู้ใช้งาน ในการดิสรัปท์องค์กรตัวเองของมาลีเพื่อก้าวสู่การขับเคลื่อนองค์กรเทคโนโลยี ให้มีประสิทธิภาพ และ เกิดประโยชน์กับองค์กรสูงสุด เพราะเชื่อมั่นว่าการปรับเปลี่ยนนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถไปได้ไกลตามที่กำหนด"
          3) ผู้ใช้งานที่ประสานสอดคล้องกับทีมที่ปรึกษา
          "ผู้นำโปรเจคเผยว่า ผู้ใช้งาน หรือ User มิใช่คนใดที่ต้องเปลี่ยนแปลงและเพื่อประโยชน์ของใครคนหนึ่งเท่านั้น แต่เป็นทุกคนในองค์กรที่ต้องปรับเปลี่ยนและได้รับผลประโยชน์ร่วมกัน ต้องอาศัยการทำงานกันเป็นทีม เพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกันและสามารถเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันได้ พร้อมให้การสนับสนุนร่วมมือศึกษาเรียนรู้ รับมือกับการเปลี่ยนแปลงกับนโยบายหรือโปรเจคใหม่ ในครั้งนี้การทำงานร่วมกันกับบริษัทที่ปรึกษาจะเข้ามามีบทบาทในร่วมกันพัฒนาโปรเจค โดยได้ บริษัท ไอแอม คอนซัลติ้ง จำกัด มาเป็นปรึกษาให้แก่มาลี จากการร่วมงานพบว่าไอแอมสามารถช่วยแชร์ Best Practice ให้ความเห็นกับมาลี รวมถึงความเข้าใจในองค์กรของมาลี เรามองว่าการมีเพื่อนที่เข้าใจทางธุรกิจ ไว้วางใจ สามารถแนะนำให้ลูกค้ามองปัญหาในหลายๆ แง่มุมได้มาเป็นที่ปรึกษา เหล่านี้เองที่ช่วยให้มาลีก้าวเข้าสู่องค์กรดิจิทัลได้อย่างเต็มรูปแบบ"
          สำหรับในอนาคต บริษัท มาลี กรุ๊ป จำกัด (มหาชน) ยังคงมุ่งเดินหน้าสู่การปรับองค์กรให้เป็นดิจิทัลอย่างไม่หยุดยั้ง เพราะสามารถพิสูจน์ได้แล้วว่าองค์กรสามารถลดต้นทุน และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างแท้จริง