12 ขั้นตอนเพื่อการจัดการด้านไอทีอย่างมีประสิทธิภาพ

โดย นายทวีศักดิ์ แสงทอง กรรมการผู้จัดการ บริษัท แซส ซอฟท์แวร์ (ไทยแลนด์) จำกัด

เมื่อเร็วๆ นี้ ผมได้อ่านพบบทความเกี่ยวกับธุรกิจในเครือของบาร์เคลย์ กรุ๊ป ธนาคารแอ๊บซ่า (Absa Bank) ผู้ให้บริการทางการเงินขนาดใหญ่ในแอฟริกา ที่สามารถจัดการกับอุปสรรคที่ท้าทายต่างๆ เช่น การจำแนกตลาด การจัดการความเสี่ยง และการป้องกันการฟอกเงินโดยใช้การวิเคราะห์ เพื่อเอาชนะความท้าทายในการเชื่อมช่องว่างระหว่างไอทีกับธุรกิจเข้าด้วยกัน ผมจึงขอเสนอแนะนำ "12 ขั้นตอนเพื่อการจัดการด้านไอทีอย่างมีประสิทธิภาพ" โดยในบทความนี้ ขอให้ลองพิจารณาดูว่ามีข้อใดที่ตรงกับตัวคุณบ้าง

1. พิจารณาที่ตัวเองก่อน

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในแวดวงใดก็ตาม แต่ผมคิดว่าสิ่งนี้เป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้นำด้านไอที เราอาจหลงลืมไปว่าเราไม่ได้อยู่ในสายธุรกิจที่เป็นตัวผลักดันให้เกิดรายได้ ถึงแม้ว่าเราอาจจะรู้สึกคับข้องใจกับสิ่งที่เราคิดว่าเป็นความต้องการที่ไม่สมเหตุสมผลที่มาจากผู้นำทางธุรกิจ แต่เรามิอาจลืมได้ว่าพวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบต่อผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น ดังนั้นเราควรให้ความสำคัญและยึดมั่นกับกฎอย่างเข้มงวดและค้นหาวิธีที่จะตอบสนองความต้องการของลูกค้าทางธุรกิจให้ได้ อีกทั้งยังต้องจดจำว่าไอทีไม่ใช่เรื่องที่พวกเขามีความชำนาญ ความอดทนจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เมื่อเราพบทางตัน คำถามที่ดีคือ "เรากำลังอดทนและพยายามทำความเข้าใจอยู่หรือเปล่า"

2. ยอมรับว่าคุณต้องการการเปลี่ยนแปลง

การเผชิญหน้ากับความจริงภายใต้สภาพแวดล้อมด้านไอทีที่เต็มไปด้วยมาตรฐานและกฎที่เข้มงวดถือเป็นสิ่งที่ยาก อย่างไรก็ตาม เราไม่ใช่ผู้ดูแลองค์กรทั้งหมด เราอาจต้องยอมรับว่าเราเข้มงวดจนเกินไป หรือไม่ได้ให้ความสำคัญกับความเร่งด่วนของปัญหาทางธุรกิจจริงๆ เราจึงควรค้นหาวิธีใหม่ๆ ที่จะทำให้เพื่อนร่วมงานเห็นว่าเรามีความคล่องตัวและเป็นเพื่อนร่วมงานในแบบที่พวกเขาต้องการได้อย่างไร ผมคิดว่าเราสามารถทำได้ หากเรายอมรับว่าทุกสิ่งไม่ได้ขึ้นอยู่กับเราและเรื่องบางเรื่องสามารถยืดหยุ่นได้

3. ยอมรับความท้าทายที่คุณเผชิญ

ความท้าทายคือการปรับใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ ได้อย่างรวดเร็ว โดยการเปิดรับการเปลี่ยนแปลงและสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็วโดยไม่เกิดความผิดพลาด จะต้องจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่เข้ามา และรู้จุดที่สามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างเหมาะสมรวมถึงจุดแข็งของเรา เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์และสามารถยืนอยู่แถวหน้าของการแข่งขันได้

4. ขอรับการสนับสนุนจากผู้บริหาร

การมีผู้บริหารที่เข้าใจว่าเทคโนโลยีสามารถผลักดันให้เกิดความสำเร็จทางกลยุทธ์ได้นั้นถือเป็นสิ่งสำคัญ แต่เขายังจะต้องเข้าใจถึงความสมดุลของต้นทุนต่อมูลค่าที่จะได้รับด้วย และต้องรับรู้ถึงสิ่งที่ต้องทำเพื่อนำไปสู่ความปลอดภัย ความมั่นคง และความมีประสิทธิภาพในการทำงาน ซึ่งในบางครั้งจะอาจต้องให้เวลานานกว่าที่คาดหวังในการทำให้ผู้บริหารรับทราบ

5. เชื่อมโยงผลประโยชน์ทางธุรกิจ

คงไม่มีใครอยากรู้ว่าจะต้องเขียนหรือทดสอบโค้ดทางโปรแกรมมากน้อยเพียงใด หรือมีเทคโนโลยีใหม่อะไรบ้างที่จะเข้ามาเกี่ยวข้องกับทีมของคุณและสามารถผลักดันให้เกิดบางสิ่งขึ้นได้บ้าง เขาไม่อยากรู้เกี่ยวกับฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ใหม่ที่คุณกำลังใช้อยู่ แต่เขาต้องการรู้แค่ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสิ่งที่อยู่ในนั้นว่ามีประโยชน์ต่อพวกเขาอย่างไร อะไรคือประเด็นสำคัญที่กระตุ้นให้ผู้นำ กล้าเสี่ยงที่จะปรับใช้เทคโนโลยีใหม่นั้น และเป็นสิ่งที่ดีที่จะบอกเล่าเกี่ยวกับความสำเร็จขององค์กรอื่นๆ จากการปรับใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์ ซึ่งตัวอย่างที่เห็นได้จริงย่อมจะพิสูจน์ความสำเร็จได้ชัดเจน

6. สร้างการเป็นเจ้าของธุรกิจ

อย่าก้าวเดินเพียงลำพัง ควรแน่ใจว่าแนวทางที่สำคัญขององค์กรสามารถสร้างความรู้สึกในการเป็นเจ้าของหรือมีส่วนร่วมในธุรกิจได้ โดยจะไม่เน้นให้ความสำคัญเฉพาะการมี "ทักษะในการแข่งขัน" เท่านั้น แต่ยังจะช่วยคุณให้สามารถเข้าถึงทรัพยากรที่คุณต้องการได้ ไม่ว่าจะเป็นทรัพยากรมนุษย์ ความรู้ทางเทคนิค หรือการเงิน เพื่อใช้ในการจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งแน่ใจได้ว่าคุณมีผู้ร่วมงานทางธุรกิจที่ยึดมั่นในผลลัพธ์เท่าๆ กับตัวคุณ และมั่นใจว่าเมื่อถึงวันครบกำหนด ทุกอย่างจะได้รับการจัดส่งได้อย่างทันเวลา

7. การทำงานร่วมกับทีมต่างๆ

แน่นอนว่าเมื่อเริ่มการทำงานเป็นทีมแล้ว (เช่น การวิเคราะห์ข้อมูลองค์กร) ในส่วนของผู้ให้ข้อมูล ผู้ที่ได้รับผลกระทบ ผู้ที่ได้รับผลประโยชน์จากผลลัพธ์ และผู้สร้างหรือทำลายความสำเร็จ มักจะมีอยู่ภายในองค์กรของคุณเสมอ และทุกคนสามารถสร้างความประหลาดใจให้กับคุณได้ไม่แพ้กัน ดังนั้น โปรดแน่ใจว่าคุณสามารถทำงานร่วมกับคนอื่นๆ และสามารถเข้าร่วมในการนำเสนอสิ่งที่นำไปสู่ความสำเร็จ โดยควรมีทักษะในการทำความรู้จักกับเพื่อนใหม่ๆ และสามารถผลักดันให้พวกเขามีส่วนร่วมในความสำเร็จขององค์กรได้

8. กำจัดคลังข้อมูลต่างๆ

คลังข้อมูลต่างๆ ในองค์กรขนาดใหญ่อาจสร้างความล้มเหลวให้กับองค์กรได้ในที่สุด ซึ่งนอกจากจะไม่สอดคล้องกับ กลยุทธ์และกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ แล้ว ข้อมูลและสารสนเทศที่ถูกจัดเก็บไว้ในคลังข้อมูลก็อาจล้าสมัยในไม่ช้า และเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะมีข้อเท็จจริงทั้งหมดในมือ โดยสามารถทำงานได้อย่างถูกต้อง เข้าถึงทรัพยากรทุกส่วนตามหน้าที่รับผิดชอบได้อย่างเหมาะสม โดยมีสิ่งที่ดีที่สุดในการทำงาน คือการผสานรวมคลังข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมดเข้าด้วยกัน

9. มุ่งเน้นไปที่คุณภาพของข้อมูล

แน่นอนว่าแนวทางแก้ปัญหาที่ดีและการตัดสินใจที่ถูกต้องไม่สามารถนำข้อมูลที่ไม่เป็นระเบียบหรือไม่ถูกต้องมาใช้ในการพิจารณาได้ ดังนั้นจึงควรเน้นให้ทุกคนจัดการข้อมูลอย่างมีคุณภาพ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการแก้ปัญหาช่องว่างด้านไอที เนื่องจากมีผลการรายงานถึงสาเหตุส่วนใหญ่ที่ทำให้การทำงานไม่ประสบความสำเร็จมาจากการจัดการข้อมูลที่ไม่มีคุณภาพ

10. นำเสนอข้อเท็จจริงเดียว

ควรยึดมั่นสิ่งนี้เพื่อช่วยให้เกิดการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีและได้รับผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ที่เหมาะสมโดยอาศัยสารสนเทศขององค์กรและแนวทางการวิเคราะห์ข้อมูลที่เหมาะสม ประเด็นสำคัญของการใช้ทรัพยากรเพื่อผสานรวมข้อเท็จจริงต่างๆ ให้เป็นหนึ่งเดียว คือการพิจารณาเสียงตอบรับและการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ในแนวทางที่เหมาะสมและก้าวไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งแนวทางการตัดสินใจที่มีศักยภาพอาจเกิดการหยุดชะงักได้ในกรณีที่เกิดความไม่เห็นด้วยจากผู้ที่มีข้อมูลที่เป็น "ข้อเท็จจริง" ดังนั้น ควรรับคำนิยามที่ถูกต้องของข้อมูล กรองข้อมูลให้เหมาะสม ขอรับการรับรองจากเจ้าของข้อมูลที่เหมาะสม แล้วจึงทำการนำเสนอข้อมูลเป็นลำดับต่อไป

11. สร้างองค์กรบริการข้อมูล

ประเด็นนี้อาจต้องทำความเข้าใจให้มากที่สุดจากทั้ง 12 ข้อ เนื่องจากการควบคุมข้อมูลอาจเป็นตัวสร้างหรือตัวทำลายข้อตกลงที่สำคัญๆ ได้ การมีผู้นำที่เหมาะสมที่สามารถจัดการเกี่ยวกับข้อมูล เมตาดาต้า การเปลี่ยนแปลงของข้อมูล กฎทางธุรกิจ และการตรวจสอบคลังข้อมูลถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้างสภาพแวดล้อมการวิเคราะห์ที่ดีให้ยั่งยืน โดยเป็นงานพื้นฐานที่อาจใช้เวลาแต่ก็เป็นสิ่งคุ้มค่าที่จะลงทุน

จงแน่ใจว่าธุรกิจเป็นเจ้าขององค์กรบริการข้อมูล และมีผู้นำที่เหมาะสมในสภาพแวดล้อมและโซลูชั่นการวิเคราะห์ที่จะทำหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของทางเลือกเกี่ยวกับโครงสร้างและความรับผิดชอบขององค์กร และในฐานะผู้นำด้านไอที คุณไม่ได้มีหน้าที่เพียงแค่ "แจ้ง" องค์กรธุรกิจให้ทราบถึงวิธีการจัดการข้อมูล หรือความหมายของข้อมูล แต่คุณต้องช่วยชี้แนะโดยอาศัยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด จัดเตรียมเครื่องมือสำหรับการจัดการข้อมูล ช่วยออกแบบกระบวนการที่เหมาะสมด้วยทักษะที่เหมาะสม และให้การตัดสินใจทางธุรกิจที่ถูกต้องในส่วนที่สำคัญ หากสามารถทำสิ่งนี้ได้ สิ่งที่คุณสร้างจะยังคงอยู่และจะเจริญเติบโตต่อไป โดยสภาพแวดล้อมการวิเคราะห์ข้อมูลสามารถเรียนรู้ทุกสิ่งด้วยตัวเอง

12. ความสำเร็จร่วมกัน

บ่อยครั้งที่เรามักจะหลงลืมไปว่าความสำเร็จที่ได้มานั้น ระบบไอทีมีส่วนเกี่ยวข้องด้วย และเรามักจะไม่ให้ความสำคัญกับการรับรู้ถึงผลประโยชน์ที่คาดไม่ถึงจากการนำไอทีมาปรับใช้ ควรแน่ใจว่าได้เริ่มต้นดำเนินงานด้วยปัจจัยสู่ความสำเร็จที่สำคัญๆ ตามที่ระบุไว้แล้ว เพื่อที่คุณจะสามารถมั่นใจถึงความสำเร็จที่จะเกิดขึ้น โปรดจำไว้ว่าการแยกย่อยงานออกเป็นส่วนๆ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างสมบูรณ์ และเป็นงานที่สร้างมูลค่าทางธุรกิจ สามารถนำไปสู่ข้อตกลงที่สำคัญได้ จึงควรผสานรวมความสำเร็จของธุรกิจและไอทีเข้าด้วยกัน โดยมองว่าเป็นความสำเร็จร่วมกัน ซึ่งนั่นจะนำไปสู่สัมพันธภาพแห่งความร่วมมือต่อไป

สื่อมวลชน กรุณาติดต่อ: คุณปราณี ตุ่นสาจันทร์ คุณจิตต์แจ่ม อัศวแก้วมงคล [email protected] โทร. 02 439 4600 ต่อ 8300

-นท-

สามารถคลิกดูภาพประกอบได้ที่ www.thaipr.net